Was ist die wichtigste Aufgabe eines Museums? Sammeln, Forschen, Bewahren, Ausstellen oder Vermitteln? Während für die öffentliche Präsenz Ausstellen und Vermitteln die ausschlaggebenden Punkte sind, ist das Forschen im Sinne des Museums als Wissensspeicher und für die Wissenschaft relevant. Sammeln und Bewahren gehen bei der öffentlichen Aufmerksamkeit oft leer aus. Doch die Grundlage zur Umsetzung der anderen Museumsaufgaben bilden das Sammeln und Bewahren. Ohne Sammlung keine Ausstellung. Ohne Sammlung keine multisensorische Vermittlungsgrundlage. Ohne Sammlung keine Forschung.

Das Thema Sammlung umfasst unter anderem das Sammlungsmangement, die konservatorischen Maßnahmen für die „objektgerechte“ Lagerung der Sammlungsbestände und den Leihverkehr. Aber Grundlage des Ganzen ist die Inventarisierung und die Arbeit mit Datenbanken. Denn ohne die Katalogisierung der Sammlung über ein routiniertes Verfahren beschränkt sich das Wissen um die Sammlungsobjekte auf wenige Personen. Ein nachhaltiger Umgang mit der Sammlung ist ansonsten nicht möglich. Daher möchten wir in den kommenden Monaten verschiedene Sammlungsdatenbanken exemplarisch vorstellen. In diesem Beitrag starten wir mit einer Einführung in die Thematik Inventarisierung und Datenbanken.

Inventarisierung – eine kleine Einführung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten bei der Inventarisierung vorzugehen und auch hier können Ideal und Praxis aufgrund begrenzter Ressourcen auseinander driften. Wichtig ist, dass ein sorgfältiger und nachvollziehbarer Arbeitsprozess erfolgt und Datenbanken als eine Chance des nachhaltigen Bewahrens und Ordnens begriffen werden. Wichtige Schritte bei der Inventarisierung sind:

• Daten bereit bei der Objektannahme erfassen (handschriftlich/digital, Fragebogen/Notizen, …)
• Objekt in Eingangsbuch eintragen und Inventarnummer vergeben (zur Sicherung der Daten empfiehlt sich eine analoge und digitale Sammlungsdokumentation, die idealerweise an unterschiedlichen Orten aufbewahrt werden)
• Inventarnummer materialgerecht am Objekt anbringen
• Objekt digital erfassen – Datenbankeintrag und Fotografie erstellen
• Objekt materialgerecht an den vorhergesehenen und vermerkten Standort verlagern

Datenbanken – eine nachhaltige Investition!

Vorreiter in diesem Bereich waren vor allem die angloamerikanischen Länder wie Großbritannien, Kanada und die USA. Ende der 1970er Jahre bemühte sich auch ICOM um die Weiterentwicklung dieses Bereiches. Knapp ein Jahrzehnt später nahm sich die Landesstelle für nichtstaatliche Museen in Bayern der Entwicklung digitaler Dokumentationsprogramme an. Aber auch andere Kultureinrichtungen entwickelten eigene Datenbanksoftwares, wie beispielsweise das Freilichtmuseum am Kiekeberg oder das Joanneum. Die Möglichkeiten dieser Programme reichen von der einfachen digitalen Erfassung der Bestände über die Verwaltung von Freundeskreisen bis hin zur Planung von Ausstellungen.

Bei der Wahl einer Sammlungsdatenbanksoftware sollte darauf geachtet werden, dass diese den Ansprüchen und Bedürfnissen der Sammlung und des Hauses entspricht. Soll die Datenbank lediglich für die digitale Erfassung der Sammlung dienen oder eine Art Museumsmanagement mit einschließen? Technische Faktoren wie die Modifizierbarkeit der Eingabemasken, die Entscheidung für oder gegen eine webbasierte Software oder das Vorhaben die Sammlung online und damit öffentlich zugänglich zu machen sind weitere entscheidende Kriterien. Außerdem ist es sinnvoll eine entsprechend qualifizierte Personen des Hauses mit der Instandhaltung der Datenbank zu betrauen und MitarbeiterInnen regelmäßig im Umgang mit dieser zu schulen. Klare Zuständigkeiten und ein sicherer Umgang erleichtern das Forschen in und das Planen von Ausstellungen mit der Sammlung.

Debatten um digitales Sammeln

Sammlungsdatenbanken gehören zur digitalen Strategie eines Hauses und sind damit Teil der seit zwei Jahrzehnten anhaltenden Entwicklung der Digitalisierung im Museum. Daher sind Sammlungsdatenbanken in Museen keine Neuheit, aber für viele Häuser ein leidiges Thema. Oftmals kollidieren die Digitalisierung der Bestände und die laufende Inventarisierung von neuen Sammlungsobjekten miteinander mit dem Resultat, dass keines der beiden Felder auf den aktuellsten Stand gebracht werden kann. Der Museumsverband Baden-Württemberg diskutierte das Thema vergangenen Jahres auf der Tagung „Digitales Sammlungsmanagement“. Die Ergebnisse sind im Artikel Museum und Digitalisierung: Das Sammlungsmanagement nachzulesen.

Brisant für das Thema Museen im digitalen Raum ist auch die momentan laufende Debatte um das Urheberrechte bei digital öffentlich zugänglichen Sammlungen. Die „Petition“ zur Lockerung dessen, die sogenannte Münchner Note, plädieren für „vereinfachte Sichtbarmachung urheberrechtlich geschützter Bilder im Internet“ für Kultureinrichtungen. Begründet wird diese Forderung mit dem öffentlichen Bildungsauftrag, dem es auch im 21. Jahrhundert nachzukommen gilt.

Hilfestellung und Information zum Thema Inventarsierung, Museumsdatenbanken und Sammlungsmanagement bieten die Landesstellen und Museumsverbunde der jeweiligen Bundesländer. Viele von diesen haben Onlineleitfäden oder Publikationen veröffentlicht.

Bildquelle: Pixabay (RachelScottYoga)