Nach einer in Deutschland ansässigen Sammlungssoftwarefirma blicken wir in unserer Reihe „Wissenspeicher Datenbank“ in die USA. In New York sitzt die Firma The Gallery System mit ihrer Software The Museum System, kurz TMS, die auch so manchen Kunden in Deutschland hat.
Entstanden ist diese Sammlungssoftware in Zusammenarbeit mit dem Metropolitan Museum. 1981 gegründet, haben sie mittlerweile über 800 Nutzer*innen in mehr als 31 Ländern und bezeichnen sich selbst als „The Global Leader in Collections Management Solutions“. Doch was macht diese Sammlungsmanagementsoftware so attraktiv?

Grundstruktur

Sicher spielt es bei der Entscheidung für TMS eine Rolle, dass es sich um ein Managementsystem handelt und nicht nur um ein reines Erfassungstool. Auch Ausstellungen und der Leihverkehr kann über  TMS Collections organisiert werden. Sogar für die Restaurierung gibt es bei Bedarf ein extra Modul (TMS Conservation Studio).

Eine konfigurierbare Eingabemaske für die Objekterfassung macht die Software für diverse Sammlungen und Objektarten flexibel. Es muss nicht mit einer Standardmaske gearbeitet werden, so dass es idealerweise für jede Sammlung eine spezielle bedarfsorientierte Eingabemaske gibt. Die setzkastenartige Modellierung der Maske schafft eine sammlungsorientierte und intuitive Benutzeroberfläche. Hausinterne IT-Spezialist*innen haben dabei viele Konfigurationsmöglichkeiten und müssen nicht bei jedem Änderungswunsch den Softwarehersteller kontaktieren.

Die Orientierung in The Museum System erfolgt in den übergeordneten Systemebenen über Icons. Das Icon für die Sammlungsebene ist eine Vase. Will man in der Sammlung Objektlisten erstellen, kann man diese über ein Paket-Icon erstellen und in Objektpakete packen. In der Objekteingabemaske direkt gibt es keine Icons mehr.

Interessante Module und praktische Funktionen

Bedingt durch die Entwicklung in Zusammenarbeit mit einem kunsthistorischen Museum, ist eine kunst- und kulturwissenschaftliche innere Struktur der Software erkennbar. Das System arbeitet viel mit visuellen Eindrucken wie Icons oder Objektfotografien als Kurzanzeige. An seine Grenzen  kommt TMS beispielsweise bei botanischen Sammlungen, in denen verstärkt mit aufeinander aufbauenden Taxonomien gearbeitet wird. Sicher ist die Entwicklung einer Eingabemaske für diese möglich, aber eben nicht praktikabel.

Weitere Funktionen sind:

• Anzeigemöglichkeiten der Objekte: vielfältig; mit Fokus auf bestimmten Feldern, mit und ohne Objektfotografie anzeigbar; konvertierbar in andere Formate
• Virtuelle Objekte: Erfassung virtuelle Objekte wie Audio- oder Videodateien; im Suchetool sind diese explizit suchbar
• Detaillierte Standortverwaltung: neben der Bearbeitung im System kann bei Bedarf mit dem Barcode Manager (Scangerät notwendig) im Depot gearbeitet werden; Verlagerung vor Ort ohne zusätzliche Änderung und Kontrolle im System notwendig
• Onlinepräsentation (eMuseum): ausgewählte Aspekte und Objekte können in einer individuell konfigurierbaren Onlinepräsentation eingespeist werden

Zukunftspläne bei The Museum System

Das neueste Produkt von The Gallery System ist die webbasierte Sammlungsmanagementanwendung TMS Cataloguer. Mit dieser ist nun eine server- und damit arbeitsplatzunabhängig flexible Erfassung und Verwaltung möglich. TMS Collections wurde ebenfalls weiterentwickelt und hat ein neues Design erhalten. Ein Pluspunkt von The Museum System ist sein voraussehbar langer Support und Programmentwicklung, da es von vielen großen Museen verwendet wird. Genutzt wird es unter anderem von MoMa, Tate, Smithsonian Museums.

Fazit

Die Orientierung über Icons ist eine erfrischende Gestaltungsidee, die universell und sprachenunabhängig funktioniert. Ansonsten ähnelt das Design modernen Appanwendungen. Bei der Arbeit mit TMS Catalogue ist zu betonen, dass der Spaß an der Nutzung einer Datenbanksoftware durch eine schlechte Internet- beziehungsweise Serververbindung verloren gehen kann. Aber das ist leider ein altbekanntes Problem.

Ein paar technische Fakten zum Schluss

• Aktuelle Version
• Anwendung: Serverbasierter Client oder Hosting
• Relationales Datenbankmanagementsystem auf Oracel oder MS SQL-Server
• Verknüpfung der Datensätze durch polyhierarchische Thesauri
• unterstützt durch GND, Getty Thesauri of Geographic Names, LIDO
• Onlinepräsentationsmöglichkeit: Ja

Kontaktinfos

The Gallery System Deutschland – Berlin
Geistenstraße 22
40476 Düsseldorf
Tel: +49 2113036628
Tel: +49 1714429415

Bildquelle: Gallery Systems